La transformation digitale des directions des ressources humaines est devenue une nécessité opérationnelle. PeopleDoc, intégré au groupe UKG (Ultimate Kronos Group), propose une solution pour dématérialiser, automatiser et sécuriser les flux documentaires. Cette plateforme SaaS redéfinit les standards de l’efficacité administrative, de la distribution des bulletins de paie à la gestion du cycle de vie des collaborateurs.
Ressource gratuite : retrouvez en bas de cet article Checklist de déploiement : Réussir l’implémentation de PeopleDoc en téléchargement libre.
La gestion documentaire centralisée : pilier de PeopleDoc
Le module Employee File Management forme la base de la solution. PeopleDoc organise les dossiers salariés de manière dynamique. L’objectif consiste à regrouper, en un point d’accès unique, l’intégralité des documents produits durant la carrière d’un collaborateur, de l’embauche au solde de tout compte.
Une structure de dossiers intelligente et sécurisée
La centralisation permet de structurer les données par types de documents, entités juridiques ou zones géographiques. Cette granularité aide les entreprises internationales. Grâce à des droits d’accès précis, les gestionnaires RH visualisent uniquement leur périmètre, garantissant la confidentialité et la conformité au RGPD.
L’archivage à valeur probante et la rétention documentaire
PeopleDoc gère le cycle de vie légal des documents. Chaque pièce, comme un contrat ou un avenant, suit des règles de rétention spécifiques. Une fois le délai légal expiré, le système automatise la purge des données, évitant la conservation d’informations sensibles inutiles. L’archivage se déroule dans un environnement sécurisé, assurant l’intégrité des fichiers sur le long terme.
MyPeopleDoc : un coffre-fort numérique partagé entre employeur et salarié
Pour le salarié, l’interface principale est le coffre-fort numérique MyPeopleDoc. Ce service, utilisé par plus de 650 clients comme BNP Paribas, Ubisoft ou Decathlon, modifie la relation entre l’employeur et l’employé en matière de transparence et d’accessibilité.
10 Go d’espace personnel pour chaque collaborateur
Chaque collaborateur dispose d’un espace de stockage personnel de 10 Go, gratuit et accessible à vie. Même après son départ de l’entreprise, le salarié conserve l’accès à ses documents, tels que ses bulletins de paie ou ses attestations. Cette portabilité renforce la marque employeur en offrant un service concret au-delà du contrat de travail.
Sécurisation des bulletins de paie et signature électronique
La distribution des bulletins de paie constitue l’usage le plus fréquent. L’employeur transmet des milliers de documents instantanément et de manière sécurisée. L’intégration de la signature électronique permet de valider des contrats ou des avenants en quelques minutes, sans impression papier. Ce processus réduit les coûts d’affranchissement et accélère les délais de contractualisation.
| Fonctionnalité | Bénéfice Employeur | Bénéfice Salarié |
|---|---|---|
| Coffre-fort numérique | Réduction des coûts d’envoi | Stockage gratuit à vie (10 Go) |
| Signature électronique | Processus d’embauche accéléré | Signature simplifiée sur mobile |
| Archivage légal | Conformité RGPD assurée | Garantie d’intégrité des documents |
Automatisation et Case Management : optimiser les flux RH
PeopleDoc optimise les flux de travail via son module de Process Automation. Il permet de modéliser des workflows complexes, comme l’onboarding ou l’offboarding, en automatisant les notifications entre les services RH, IT et les services généraux.
L’onboarding digital pour une intégration fluide
Le premier jour d’un salarié est déterminant. Avec l’onboarding digital, les formalités administratives sont réglées avant l’arrivée physique. Le collaborateur remplit ses informations, signe son contrat et consulte son livret d’accueil à distance. Cette méthode réduit la charge des équipes RH et projette une image moderne de l’entreprise.
Le Helpdesk RH : canaliser les demandes internes
Les services RH reçoivent un flux constant de sollicitations, des congés aux certificats de travail. Sans canalisation, ce volume submerge les gestionnaires. PeopleDoc propose un système de Case Management qui filtre les demandes. En centralisant les requêtes via un portail salarié et une base de connaissances en libre-service, la plateforme répond aux questions récurrentes automatiquement. Les demandes complexes sont orientées vers le bon interlocuteur avec un suivi du temps de réponse, transformant la fonction RH en un centre de services performant.
Déploiement et intégration : réussir votre transition vers UKG
Depuis son acquisition par UKG, PeopleDoc bénéficie d’une puissance technologique accrue, s’intégrant dans des écosystèmes SIRH complets. Le succès d’un tel projet repose sur une méthodologie de déploiement rigoureuse.
Comparatif des solutions : PeopleDoc face au marché
Sur le marché SaaS RH, PeopleDoc se distingue par sa spécialisation documentaire. Là où des acteurs comme Cegid ou Talentsoft proposent des suites ERP larges, PeopleDoc reste le leader sur la brique Employee File Management. Sa capacité à s’interfacer avec n’importe quel logiciel de paie en fait une solution flexible pour les entreprises souhaitant moderniser leur gestion documentaire sans changer leur écosystème informatique.
Étapes pour un déploiement réussi en entreprise
Pour réussir l’intégration de PeopleDoc, plusieurs étapes sont nécessaires. Commencez par un audit documentaire pour identifier les documents RH et leurs durées de conservation légales. Procédez ensuite au nettoyage des données pour garantir que les dossiers salariés sont complets avant la migration. Communiquez activement auprès des salariés sur les bénéfices du coffre-fort numérique pour assurer une forte adhésion. Paramétrez les workflows pour définir les responsabilités dans les processus d’onboarding et de signature électronique. Enfin, formez les gestionnaires RH à l’utilisation des outils de reporting et de case management pour maximiser le retour sur investissement.
PeopleDoc dépasse la simple dématérialisation. C’est un levier de transformation qui libère les ressources humaines des tâches administratives chronophages pour se concentrer sur l’accompagnement des talents. Avec une sécurité de niveau bancaire et une interface intuitive, la plateforme assure une transition sereine vers le zéro papier tout en garantissant la conformité légale.
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